Bouwen vs. kopen: wanneer custom automatisering beter is dan kant-en-klare tools

Wanneer Zapier en Make voldoende zijn

No-code automatiseringstools zijn oprecht uitstekend voor een specifieke categorie problemen. Als je workflow er zo uitziet, zijn ze waarschijnlijk de juiste keuze:

• Simpele trigger-actie paren. Nieuwe rij in Google Sheets triggert een e-mail. Formulier inzending maakt een CRM-record aan. Slack-bericht wordt naar een kanaal gepost.
• Standaard toolkoppelingen. Beide endpoints zijn populaire SaaS-tools met officiële integraties. Zapier heeft niet voor niets 6.000+ app-verbindingen.
• Laag volume. Je verwerkt tientallen events per dag, geen duizenden.
• Weinig stappen. De workflow heeft 2-5 stappen met minimale vertakkingslogica.
• Geen custom datatransformatie. De data hoeft niet complex hervormd te worden tussen bron en bestemming.

In deze gevallen bouw je een Zapier- of Make-flow in een middag en kost het EUR 20-50 per maand. Custom code bouwen hiervoor zou overengineering zijn.

Wanneer ze vastlopen

We zien consequent dat bedrijven tegen het plafond van no-code tools aanlopen wanneer bepaalde patronen zich voordoen:

Complexe conditionele logica. Wanneer je workflow meerdere beslissingsvertakkingen, foutafhandeling en uitzonderingsgevallen heeft, worden visuele flow-builders onbeheersbaar. Een workflow die op papier simpel lijkt ("als de lead in de EU zit en het bedrijf meer dan 50 medewerkers heeft en er in 30 dagen geen contact is geweest, dan...") wordt een kluwen van condities dat bijna onmogelijk te debuggen is.

Hoog volume. Zapier rekent per taak. Bij 10.000 taken per maand betaal je EUR 100+. Bij 100.000 taken zijn de kosten vergelijkbaar met het inhuren van een developer. En los van de kosten hebben no-code platforms vaak limieten op uitvoeringstijd en rate limits die bij schaal tot fouten leiden.

Custom API's en nichetools. Als een van je systemen geen voorgebouwde connector heeft, schrijf je alsnog custom code binnen de no-code tool (Zapier's Code by Zapier-stap, Make's HTTP-module). Op dat punt doe je development in een omgeving die daar niet voor ontworpen is — zonder versiebeheer, testen of fatsoenlijke debugging.

Foutafhandeling over meerdere stappen. Wat gebeurt er als stap 3 van 7 faalt? No-code tools bieden beperkte retry-logica en vrijwel geen transactionele rollback. In een custom oplossing definieer je precies wat er bij een fout gebeurt: opnieuw proberen, compenseren, alert versturen, of in een wachtrij zetten voor handmatige review.

Data-integriteitsvereisten. Wanneer je garanties nodig hebt dat data correct gesynchroniseerd is, met audit trails, conflictresolutie en idempotentie, missen no-code tools de controle die je nodig hebt.

De kostenvergelijking op schaal

Hier is een grove vergelijking voor een workflow die 5.000 events per maand verwerkt over 3 systemen:

| | No-code (Zapier/Make) | Custom oplossing | |---|---|---| | Maandelijkse kosten | EUR 75-150 | EUR 20-50 (hosting) | | Bouwtijd | 1-2 dagen | 1-3 weken | | Jaarlijkse kosten | EUR 900-1.800 | EUR 240-600 + initiële bouw | | Break-even | Direct | 4-8 maanden |

Bij hogere volumes groeit het verschil dramatisch. Custom oplossingen hebben nagenoeg vlakke schaalkosten omdat je betaalt voor compute, niet per-taak pricing.

De gulden middenweg

De slimste aanpak die we de meeste klanten adviseren: begin met no-code, stap over naar custom.

Gebruik Zapier of Make om te valideren dat de automatisering daadwerkelijk werkt en waarde oplevert. Beschouw het als een prototype. Zodra de workflow bewezen en stabiel is, weet je precies wat de custom oplossing moet doen. Er zijn geen gissingen over requirements, edge cases of integratiepunten — want je hebt de workflow al honderden keren gedraaid.

Deze aanpak minimaliseert risico. Je besteedt een paar honderd euro aan het bewijzen van het concept voordat je duizenden vastlegt aan een custom build.

Een beslisframework

Beantwoord deze vijf vragen:

1. Heeft de workflow meer dan 5 stappen of complexe vertakkingen? Zo ja, neig naar custom.
2. Gaat het volume boven de 10.000 events per maand uitkomen? Zo ja, neig naar custom.
3. Hebben alle tools officiële connectors? Zo nee, neig naar custom.
4. Heb je gegarandeerde data-integriteit nodig? Zo ja, neig naar custom.
5. Is dit een kritiek bedrijfsproces? Zo ja, neig naar custom.

Als je drie of meer keer "neig naar custom" hebt geantwoord, gaan no-code tools je meer kosten aan onderhoudshoofdpijn dan ze je besparen aan bouwtijd. Als je twee keer of minder hebt geantwoord, begin dan met no-code en evalueer opnieuw over zes maanden.