Wat is N8N en waarom we het gebruiken voor klantautomatisering

N8N in één alinea

N8N is een open-source platform voor workflowautomatisering. Het doet wat Zapier en Make doen -- apps verbinden, workflows automatiseren, data verplaatsen tussen systemen -- maar je host het zelf. Dat betekent dat je data op je eigen infrastructuur blijft, je een vast hostingbedrag betaalt in plaats van per-taak pricing, en je volledige toegang hebt tot de onderliggende code wanneer je die wilt uitbreiden.

We gebruiken N8N voor klantprojecten sinds 2023. Het is niet altijd de juiste tool, maar voor het type werk dat wij doen -- multi-systeem integraties, AI-aangedreven workflows, AVG-gevoelige dataverwerking -- is het onze standaard geworden.

Hoe het zich verhoudt tot Zapier en Make

De vergelijking is relevant omdat de meeste ondernemers van Zapier hebben gehoord en grofweg weten wat het doet. N8N neemt een andere positie in.

Prijzen

Zapier rekent per taak (een "taak" is één stap in één workflowuitvoering). Hun betaalde plannen beginnen rond EUR 19/maand voor 750 taken. Bij 10.000 taken per maand betaal je EUR 70+. Bij 100.000 overstijgt de rekening EUR 400/maand en blijft stijgen.

Make rekent per operatie, met vergelijkbare schaling. Hun gratis tier is genereus voor testen, maar productiewerklasten lopen op.

N8N self-hosted is gratis. De software kost niets. Je betaalt alleen voor hosting: een kleine VPS kost EUR 5-20/maand afhankelijk van de werklast. Wij draaien doorgaans N8N-instanties voor klanten op dedicated servers voor EUR 15-30/maand, die honderdduizenden uitvoeringen verwerken zonder per-taak kosten.

Voor een workflow die 5.000 events per maand verwerkt, is het jaarlijkse kostenverschil ruwweg EUR 800-1.500 voor Zapier versus EUR 180-360 voor self-hosted N8N. Dat verschil groeit naarmate je meer workflows toevoegt.

Flexibiliteit

Zapier en Make zijn ontworpen voor niet-technische gebruikers. Dit is een sterk punt wanneer je een simpele integratie nodig hebt die in 20 minuten gebouwd is. Het wordt een beperking wanneer je custom logica nodig hebt.

N8N geeft je een visuele workflowbouwer net als de anderen, maar laat je ook custom JavaScript of Python schrijven op elke node, raw HTTP requests benaderen, datastructuren direct bewerken en sub-workflows bouwen die functioneren als herbruikbare modules. Toen we een Exact Online integratie bouwden die custom OAuth token-management en multi-divisie afhandeling nodig had, konden we die logica direct in de workflow implementeren met N8N. In Zapier hadden we een externe service nodig gehad.

Integraties

Zapier wint op kwantiteit: 6.000+ app-koppelingen. Make heeft er ongeveer 1.500. N8N heeft circa 400 ingebouwde nodes, maar de HTTP Request node en webhook trigger dekken elke API waarvoor Zapier een connector heeft. Het verschil is dat je bij N8N de API-call zelf configureert in plaats van een formulier in te vullen. Dit vereist meer technische vaardigheid maar geeft je toegang tot elk endpoint, niet alleen de subset die Zapier's connector blootstelt.

Waarom self-hosting ertoe doet

Dataprivacy en AVG

Wanneer je Zapier gebruikt, stroomt je data via Zapier's servers in de VS. Voor veel Europese bedrijven roept dit AVG-zorgen op. Klantnamen, e-mailadressen, factuurbedragen, werknemersdata -- alles passeert via een externe verwerker.

Met self-hosted N8N verlaat data nooit je infrastructuur. De workflows draaien op een server die je beheert, in een datacenter dat je kiest. Voor klanten in de gezondheidszorg, juridische sector en financiële dienstverlening is dit geen nice-to-have. Het is een compliance-vereiste.

De richtlijnen van de European Data Protection Board over internationale datatransfers maken dit steeds relevanter. Self-hosting elimineert de transfervraag volledig.

Controle en betrouwbaarheid

SaaS-platformen gaan down. Zapier had meerdere outages in 2024 die productie-workflows beïnvloedden. Wanneer Zapier down is, stoppen je automatiseringen en kun je niets anders doen dan wachten.

Een self-hosted N8N-instantie staat onder jouw beheer. Je beheert updates, uptime en backups. Als er iets kapotgaat, kun je het direct onderzoeken en repareren. Voor bedrijfskritische workflows draaien wij N8N achter load balancers met automatische failover, waarmee we 99,9%+ uptime bereiken.

Echte workflows die we hebben gebouwd

Hier zijn drie voorbeelden uit klantprojecten:

Leadverrijking en CRM-routering. Wanneer een nieuwe lead binnenkomt via een webformulier, verrijkt N8N het record met bedrijfsdata vanuit de KvK API, scoort de lead op basis van criteria die de klant heeft gedefinieerd en routeert het naar de juiste salesmedewerker in Pipedrive. Als de lead overeenkomt met een bestaand contact, werkt het bij in plaats van een duplicaat aan te maken. De volledige workflow draait in minder dan 3 seconden en verwerkt 50-100 leads per dag.

Factuursynchronisatie tussen Exact Online en projectmanagement. Een adviesbureau had nodig dat facturen gegenereerd in Exact Online automatisch projectbudgetten bijwerkten in hun PM-tool. N8N pollt Exact elke 5 minuten op nieuwe facturen, matcht ze aan projecten via een custom referentieveld, berekent het resterende budget en werkt de PM-tool bij. Als het resterende budget onder de 10% zakt, stuurt het een Slack-alert naar de projectmanager.

Geautomatiseerde rapportage vanuit meerdere databronnen. Een logistiek bedrijf had dagelijkse operationele rapportages nodig die data combineerden van hun TMS, magazijnsysteem en financieel platform. N8N haalt elke ochtend om 06:00 data op uit alle drie de API's, aggregeert het in een gestructureerd rapport en pusht het naar een Google Sheet die het managementteam beoordeelt bij hun standup om 08:00. Wat voorheen een analist 90 minuten per ochtend kostte, draait nu onbemand.

Wanneer N8N overkill is

N8N is niet de juiste keuze voor elke situatie.

Simpele tweestaps-automatiseringen. Als je "nieuw Google Form-inzending maakt een Trello-kaart" nodig hebt en niets meer, doet Zapier dit in 5 minuten. N8N-infrastructuur opzetten voor zoiets simpels is over-engineering.

Niet-technische teams zonder developer-ondersteuning. N8N's leercurve is steiler dan die van Zapier. Als niemand in je team een API-response kan lezen of een JSON-transformatie kan debuggen, heb je doorlopende developer-ondersteuning nodig. Reken die kosten mee in de vergelijking.

Eenmalige workflows. Als de automatisering draait voor een driemandsproject en daarna wordt stopgezet, betaalt de setupkost van self-hosted N8N zich niet terug. Gebruik een SaaS-tool en zeg op wanneer het project eindigt.

Voor een breder kader over wanneer custom tooling zinvol is, zie onze bouwen vs. kopen analyse.

Aan de slag met N8N

Als je N8N wilt proberen, is de snelste route hun cloud-aanbod op n8n.io, dat je hosted N8N geeft zonder infrastructuurbeheer. Dit is prima voor testen en kleine werklasten.

Voor productiegebruik geeft self-hosting op een VPS (wij gebruiken Hetzner voor Europese klanten, doorgaans de CX21 voor EUR 6/maand) je de kosten- en privacyvoordelen die hierboven beschreven staan. N8N's Docker-setup maakt deployment eenvoudig, en een basisinstantie kan binnen een uur draaien.

De keuze tussen N8N en no-code platformen draait uiteindelijk om je requirements. Als je workflows simpel zijn, blijf bij Zapier. Als ze complex zijn, hoog volume verwerken of gevoelige data behandelen, geeft N8N je de controle en economie die SaaS-platformen niet kunnen evenaren.