Systeemintegratie voor het MKB: wat we geleerd hebben van 50+ toolkoppelingen

Integratiepatronen: de juiste aanpak kiezen

Na het koppelen van tientallen systemen — van Pipedrive en Exact Online tot Shopify, Telegram en alles daartussenin — zijn we uitgekomen op een paar patronen die betrouwbaar werken. De keuze hangt af van je eisen op het gebied van snelheid, complexiteit en betrouwbaarheid.

Webhook-gedreven (event-based). Het bronsysteem stuurt een notificatie op het moment dat er iets gebeurt. Een nieuwe bestelling triggert een directe sync. Dit is ideaal als je real-time updates nodig hebt en het bronsysteem webhooks ondersteunt. Pipedrive, Shopify en de meeste moderne SaaS-tools bieden ze. Het nadeel: als je ontvangende systeem down is op het moment dat de webhook afgaat, mis je het event — tenzij je een queue hebt.

Polling (schema-gebaseerd). Je integratie checkt op een vast schema op wijzigingen, bijvoorbeeld elke 5 minuten. Dit is simpeler te bouwen en vergeeflijker bij tijdelijke storingen, maar het introduceert latency en kan verspillend zijn als er niets veranderd is. Wij gebruiken polling als fallback of voor systemen die geen webhooks ondersteunen.

Middleware-laag. Een dedicated service zit tussen al je systemen in, vertaalt dataformaten en routeert events. Dit is de juiste keuze wanneer je drie of meer systemen koppelt. Zonder middleware eindig je met punt-naar-punt verbindingen die exponentieel toenemen. Met vier systemen en geen middleware heb je tot twaalf directe verbindingen nodig. Met middleware heb je er vier nodig.

De grootste valkuilen

Dit zijn de problemen die ons (en onze klanten) genoeg keren pijn hebben gedaan dat we er nu vanaf dag een op plannen.

Rate limits. Elke API heeft ze, en ze zijn zelden ruim genoeg voor bulkoperaties. Exact Online heeft bijvoorbeeld strikte rate limits die een sync kunnen vertragen als die honderden facturen tegelijk probeert te pushen. Implementeer altijd rate-aware queuing en exponential backoff. Ga er nooit vanuit dat je requests zo snel kunt afvuren als je code draait.

Dataconflicten. Wanneer twee systemen allebei hetzelfde record kunnen wijzigen, krijg je op den duur conflicterende bewerkingen. Een salesmedewerker werkt een telefoonnummer bij in Pipedrive op hetzelfde moment dat de klant het bijwerkt in de webshop. Wie wint? Definieer conflictresolutieregels vooraf: last write wins, source of truth-prioriteit, of een vlag voor handmatige review.

Verlopen authenticatietokens. OAuth-tokens verlopen. Refresh tokens verlopen soms ook. We hebben integraties gezien die dagenlang stilletjes faalden omdat een token verlopen was en niemand het merkte. Implementeer altijd automatische token-refresh, en alert direct bij authenticatiefouten.

Schemawijzigingen. De API waarmee je zes maanden geleden geintegreerd hebt, heeft misschien verplichte velden toegevoegd, endpoints deprecated of responseformaten gewijzigd. Pin je integraties waar mogelijk op specifieke API-versies en monitor changelogs op breaking changes.

Best practices die je veel ellende besparen

Idempotentie is niet onderhandelbaar. Elke operatie in je integratie moet veilig opnieuw uitgevoerd kunnen worden. Als een webhook twee keer afgaat (en dat gaat gebeuren), mag je systeem geen dubbele records aanmaken. Gebruik overal unieke identifiers en check-before-create logica.

Log alles. Elke API-call, elke datatransformatie, elk beslismoment. Als er iets misgaat — en dat gaat het — is het verschil tussen een fix van 10 minuten en een onderzoek van 3 uur je logging. Neem request/response payloads (geschoond van credentials) en timestamps op.

Bouw monitoring vanaf dag een. Wacht niet tot iets kapotgaat om alerting toe te voegen. Monitor sync-succespercentages, latency tussen systemen, queue-dieptes en foutpercentages. Een dashboard dat "laatste succesvolle sync: 2 minuten geleden" toont over al je verbindingen geeft je direct vertrouwen dat alles werkt.

Ga zorgvuldig om met gedeeltelijke fouten. Als je een order synchroniseert die records aanmaakt in drie systemen en de derde call faalt, wat gebeurt er dan? De eerste twee terugdraaien? De derde in een queue voor retry? De order markeren voor handmatige review? Beslis dit vooraf.

Versiebeheer je integratielogica. Wanneer je wijzigt hoe data tussen systemen gemapt wordt, behoud de mogelijkheid om terug te rollen. Schemamigraties in integraties zijn net zo belangrijk als in databases.

De praktische realiteit

Geen enkele integratie is echt "instellen en vergeten." API's veranderen, bedrijfsbehoeften evolueren en edge cases komen in de loop der tijd naar boven. Het doel is niet perfectie op dag een, maar het bouwen van een systeem dat observeerbaar, onderhoudbaar en veerkrachtig genoeg is om het onverwachte aan te kunnen. De bedrijven die integratie behandelen als doorlopende infrastructuur in plaats van een eenmalig project, zijn degenen wiens systemen daadwerkelijk gesynchroniseerd blijven.