Exact Online koppelen aan je CRM: een praktische gids

Waarom een ERP-CRM koppeling belangrijk is

Sales werkt in het CRM. Finance werkt in Exact Online. Zonder koppeling zit iemand handmatig data over te tikken -- meestal de operations manager die wel wat beters te doen heeft.

De problemen stapelen zich snel op. Een salesmedewerker sluit een deal in Pipedrive, maar finance ziet het pas als iemand een e-mail doorstuurt. Een factuur wordt betaald in Exact Online, maar het CRM toont nog drie dagen "wacht op betaling." Een klant wijzigt het factuuradres op een offerte, maar het oude adres belandt op de factuur omdat niemand Exact heeft bijgewerkt.

We hebben Exact Online-integraties gebouwd voor meerdere klanten in Nederland en België. Deze gids behandelt wat echt werkt, wat er misgaat, en welke aanpak bij jouw situatie past.

Welke data moet je synchroniseren

Niet alles hoeft tussen je ERP en CRM te stromen. Begin met de data die de meeste pijn veroorzaakt wanneer die niet gesynchroniseerd is.

Contacten en bedrijven. Dit is de basis. Wanneer een nieuw bedrijf wordt aangemaakt in Pipedrive, moet het als relatie verschijnen in Exact Online, en andersom. Het lastige punt is deduplicatie. Je hebt een gedeelde identifier nodig (meestal het KvK-nummer of een custom extern ID) om te voorkomen dat dubbele records zich opstapelen.

Facturen en betaalstatus. Salesteams moeten weten of hun klant openstaande facturen heeft voordat ze een nieuwe offerte sturen. Het synchroniseren van factuurdata en betaalstatus van Exact naar het CRM geeft salesmedewerkers dit inzicht zonder dat ze een Exact-login nodig hebben. Dit is verreweg de meest gevraagde synchronisatie die we bouwen.

Producten en prijzen. Als je je productcatalogus beheert in Exact Online, zorgt synchronisatie naar het CRM ervoor dat salesmedewerkers altijd actuele prijzen offreren. Handmatige prijslijsten in spreadsheets zijn binnen een paar weken verouderd.

Orders en deals. Wanneer een deal wordt gesloten in het CRM, elimineert het automatisch aanmaken van een verkooporder in Exact een handmatige overdracht. Hier zien de meeste bedrijven de grootste tijdsbesparing -- vaak 15 tot 30 minuten per order.

Drie manieren om te integreren

Handmatig (spreadsheet export/import)

Kosten: gratis. Betrouwbaarheid: dramatisch. Dit is hoe de meeste bedrijven beginnen -- een CSV exporteren uit het ene systeem en importeren in het andere. Het werkt als je vijf orders per week hebt. Bij vijftig stort het in.

Zapier of Make

Kosten: EUR 30-80/maand. Deze platformen hebben Exact Online-connectors, al zijn die beperkter dan connectors voor populaire Amerikaanse tools. Je kunt eenvoudige contactsynchronisatie en factuurlookups bouwen zonder code te schrijven.

De beperkingen worden snel zichtbaar. Exact Online's API heeft strikte rate limits -- ruwweg 60 requests per minuut per divisie. De per-taak prijzen van Zapier lopen ook op wanneer je honderden records synchroniseert. En zodra je custom field mapping of meerstaps-foutafhandeling nodig hebt, vecht je meer tegen het platform dan dat je het gebruikt.

Custom integratie (N8N of directe API)

Kosten: EUR 3.000-8.000 om te bouwen, EUR 20-50/maand om te hosten. Dit is wat we aanbevelen voor bedrijven die meer dan 50 transacties per week verwerken. Een custom integratie met N8N of directe Python-scripts geeft je volledige controle over synchronisatielogica, foutafhandeling en field mapping.

Custom integraties laten je de edge cases afhandelen die kant-en-klare tools niet aankunnen: deelleveringen, creditnota's die CRM-records moeten terugdraaien, multi-divisie setups in Exact, en conditionele synchronisatieregels op basis van dealtype.

Het Exact Online OAuth-probleem

Als je met de API van Exact Online hebt gewerkt, ken je de pijn. Hun OAuth 2.0-implementatie is functioneel maar onverbiddelijk.

Access tokens verlopen na 10 minuten. Je integratie moet automatisch tokens vernieuwen voordat ze verlopen. Mis je één vernieuwingscyclus en je synchronisatie stopt.

Refresh tokens verlopen na 30 dagen inactiviteit. Als je integratie een maand stilligt (bijvoorbeeld tijdens een vakantieperiode zonder nieuwe orders), moet je handmatig opnieuw authenticeren via de browser. Daar is geen omheen te komen. We hebben integraties in januari stil zien vallen omdat niemand orders verwerkte tijdens de kerstperiode.

Divisieselectie voegt complexiteit toe. Exact Online ondersteunt meerdere administraties (divisies) onder één account. Elke API-call heeft het juiste divisie-ID nodig, en token scope is per divisie. Als je klant drie divisies heeft, beheer je drie sets tokens.

Onze aanpak: we slaan tokens op in een versleutelde database, draaien een heartbeat-job die tokens elke 8 minuten vernieuwt ongeacht activiteit, en waarschuwen direct wanneer authenticatie faalt. Dit heeft het "stille falen"-probleem volledig opgelost.

Field mapping is waar het echte werk zit

De API-calls zelf zijn rechttoe rechtaan. Het moeilijke deel is bepalen hoe data mapt tussen systemen. Exact Online en Pipedrive (of HubSpot) hebben fundamenteel verschillende datamodellen.

Een "contact" in Pipedrive kan een persoon of een organisatie zijn. In Exact Online heb je aparte endpoints voor Accounts (bedrijven) en Contacts (personen binnen bedrijven). Een "deal" in Pipedrive heeft stages en waarden. In Exact heb je verkooporders, offertes en facturen -- elk met hun eigen workflows.

Documenteer je field mapping voordat je één regel code schrijft. Elk veld dat tussen systemen stroomt heeft een duidelijke regel nodig: welk systeem is de bron van waarheid, hoe worden conflicten opgelost, en wat gebeurt er wanneer een verplicht veld in het ene systeem leeg is in het andere.

Voor een uitgebreidere kijk op mapping-patronen en conflictoplossing, lees onze post over best practices voor systeemintegratie.

Wanneer custom bouwen vs kant-en-klaar gebruiken

Deze beslissing hangt af van drie factoren:

1. Transactievolume. Minder dan 50 per week? Zapier of Make werkt waarschijnlijk prima. Meer dan 50? De per-taak kosten en rate limit-beperkingen duwen je richting custom.
2. Synchronisatiecomplexiteit. Eenrichtingscontactsynchronisatie is simpel genoeg voor no-code tools. Bidirectionele synchronisatie met conflictoplossing en multi-entiteit relaties vereist maatwerk.
3. Tolerantie voor fouten. Als een gemiste synchronisatie betekent dat iemand handmatig één factuur invoert, is no-code prima. Als het betekent dat een klant de verkeerde prijs krijgt op een order van EUR 50.000, investeer dan in een robuuste custom integratie.

We hebben een volledig besliskader geschreven in bouwen vs. kopen: custom vs kant-en-klaar dat hier direct van toepassing is.

Aan de slag

Als je Exact Online draait naast een CRM en tijd besteedt aan handmatige data-invoer tussen beide, begin dan met meten. Houd bij hoeveel minuten per dag je team besteedt aan het kopiëren van data, opzoeken van betaalstatussen, of aanmaken van records in beide systemen.

Dat getal, vermenigvuldigd met 22 werkdagen en je uurkosten, is de basis voor het berekenen of een integratie de moeite waard is om te bouwen. Voor de meeste bedrijven die meer dan een handvol transacties per dag verwerken, is het dat. De vraag is niet of je de systemen moet koppelen, maar welke aanpak past bij jouw schaal en budget.