ERP en CRM Koppelen voor een Distributiebedrijf

Het Probleem

Eric, een zelfstandig Pipedrive-consultant, was bezig met de onboarding van een nieuwe klant — een middelgroot Nederlands distributiebedrijf met buitendienstmedewerkers en een productcatalogus van zo'n 10.000 SKU's. Het bedrijf draaide op Exact Online als ERP- en boekhoudsysteem. Eric rolde Pipedrive uit als hun nieuwe CRM.

Het probleem: deze twee systemen praatten niet met elkaar. Klantdata zat in Exact, dealinformatie zat in Pipedrive, en verkopers hadden vanuit hun CRM geen zicht op betalingsstatussen of productbeschikbaarheid. Alles moest handmatig opnieuw worden ingevoerd, en cruciale context ging verloren tussen de systemen.

Eric zocht iemand die de kloof kon dichten — zonder het prijskaartje van een enterprise-oplossing.

Wat We Hebben Gebouwd

Zeven geautomatiseerde workflows op een dedicated self-hosted server, die Exact Online en Pipedrive verbinden tot één naadloos data-ecosysteem.

De Workflows

1. Bidirectionele contactsync — Klant- en bedrijfsdata stroomt in beide richtingen tussen Exact en Pipedrive en blijft consistent over beide systemen.

2. Omgekeerde contactcreatie — Nieuwe contacten die verkopers aanmaken in Pipedrive worden automatisch teruggestuurd naar Exact.

3. Productcatalogus-sync — De volledige productcatalogus (10.000+ SKU's) wordt elke 15 minuten gespiegeld van Exact naar Pipedrive, zodat verkopers altijd actuele producten zien bij het opbouwen van deals.

4. Deal-naar-orderstatus-sync — Wanneer een deal op "gewonnen" wordt gezet in Pipedrive, stroomt die status terug naar Exact en sluit de feedbackloop.

5. Opportunity pipeline-sync — Opportunities uit Exact verschijnen als leads in Pipedrive, waardoor het salesteam volledig pipelinezicht heeft.

6. Factuur- en betalingsstatus-sync — Betalingsdata van Exact-facturen stroomt naar Pipedrive, zodat verkopers direct kunnen zien of een klant heeft betaald — niet meer bellen naar kantoor.

7. Initiële datamigratie — Een eenmalige bulkimport van alle bestaande klanten en producten naar Pipedrive, zodat het systeem vanaf dag één met de volledige dataset draaide.

Infrastructuur en Compliance

De hele stack draait op een server in Duitsland — specifiek gekozen vanwege GDPR-compliance. De setup omvat SSL/TLS-encryptie, dagelijkse geautomatiseerde database-backups, SSH-key-only toegang en versleutelde opslag van credentials.

Naast het technische werk leverden we ook een compleet compliance-pakket: een wederzijdse NDA, een GDPR-conforme verwerkersovereenkomst en een formeel voorstel — samen opgeleverd, niet als bijzaak.

Uitdagingen Die We Hebben Opgelost

OAuth-tokenbeheer. Authenticatietokens van Exact Online verlopen elke 10 minuten, en refresh tokens zijn slechts 14 dagen geldig. Als een refreshcyclus stilletjes faalt, gaat de hele integratie op zwart. We bouwden robuust token lifecycle management met proactieve monitoring en alerting.

API rate limits. Het syncen van 10.000+ producten elke 15 minuten vereist zorgvuldig API-call budgettering. Exact Online staat 5.000 calls per dag toe. We optimaliseerden met bulk-endpoints en delta-sync logica — alleen syncen wat gewijzigd is — waardoor het dagelijks verbruik ruim onder de 20% van het limiet bleef.

Geen vendor lock-in. Alle workflows en configuraties zijn volledig exporteerbaar. Als de klant ooit wil overstappen, neemt hij alles mee.

Het Resultaat

Nul handmatige data-invoer tussen Exact Online en Pipedrive. Verkopers zien real-time betalingsstatussen direct in hun CRM. De volledige productcatalogus blijft actueel, gesynchroniseerd elke 15 minuten. Het systeem ging live met de complete klantenbase al ingeladen — geen lege schil.

Van kennismakingsgesprek tot getekende deal in één dag. Van kickoff tot live integratie in minder dan twee weken.

"Dit is precies waar ik naar zocht. De aanpak, de prijsstelling, de manier waarop het is opgezet — het past."

Technologie

N8N (self-hosted) voor workflowautomatisering
Exact Online API voor ERP-data
Pipedrive API v2 voor CRM-data
PostgreSQL voor dataopslag
Docker + Traefik voor gecontaineriseerde deployment
Hetzner VPS (Duitsland) voor GDPR-conforme hosting